Berapa Banyak Jalur Telepon yang Dibutuhkan Bisnis Anda?

Tergantung pada profil perusahaan Anda yang spesifik, jumlah saluran telepon yang diperlukan bisnis Anda dapat bervariasi. Meskipun Anda tentu tidak memerlukan satu saluran telepon per karyawan, Anda juga tidak ingin memotong terlalu banyak sudut.

Untuk membantu Anda memutuskan berapa banyak saluran telepon yang dibutuhkan bisnis Anda, pertimbangkan hal-hal berikut:

  • Mayoritas karyawan Anda ada di lapangan: Jika Anda memiliki perusahaan konstruksi dengan 50 karyawan dan hanya empat dari mereka yang bekerja di kantor, meninggalkan sisanya di lokasi kerja, Anda tidak memerlukan 50 saluran telepon. Sebaliknya, Anda sebaiknya membeli empat baris untuk karyawan kantor Anda, ditambah satu saluran voicemail dan satu atau dua saluran untuk mesin faks Anda. Anda dapat mengubah konfigurasi ini tentu saja. Jika bisnis Anda sangat sibuk, pertimbangkan membeli tiga atau empat baris untuk faks.
  • Anda memiliki volume panggilan harian masuk dan keluar yang besar: Jika Anda memiliki perusahaan telemarketing dengan 25 karyawan, masing-masing membuat panggilan telepon 8 jam sehari, Anda harus mempertimbangkan untuk membeli 35 atau 40 baris hanya untuk panggilan yang dilakukan karyawan Anda. Menambahkan dua baris lagi untuk faks adalah ide yang bagus juga.

Sebagai aturan praktis, jika bisnis Anda memiliki sekitar 15 karyawan Anda harus mempertimbangkan membeli satu saluran telepon untuk setiap karyawan yang membuat panggilan di kantor Anda. Tetapi jika bisnis Anda memiliki lebih dari 15 karyawan, solusi yang lebih murah adalah pindah ke sirkuit khusus yang berisi 24 saluran telepon.

Yang cukup menarik, jika bisnis Anda berkembang, Anda sebenarnya akan membutuhkan lebih sedikit saluran telepon per karyawan karena jumlah karyawan meningkat. Meskipun peningkatan jumlah karyawan ini pasti akan membuat lebih banyak panggilan, kemungkinannya rendah bahwa setiap karyawan akan membuat atau menerima panggilan pada waktu yang sama. Kemungkinan besar, ketika seorang karyawan menutup telepon untuk melakukan beberapa pekerjaan, yang lain akan mengangkat telepon untuk melakukan panggilan lain.

Untuk mendapatkan pemahaman tentang volume panggilan telepon bisnis Anda, lihat daftar panggilan telepon dari daftar tagihan untuk menentukan jumlah panggilan yang dilakukan selama jam sibuk. Pendekatan yang lebih baik adalah memindai tagihan telepon Anda dan menentukan apakah setiap nomor telepon digunakan. Jika beberapa nomor telepon Anda ditetapkan sebagai faks masuk atau diatur untuk sistem keamanan Anda dan saat ini tidak digunakan, maka kemungkinan besar Anda memiliki terlalu banyak baris.

Di sisi lain, jika pelanggan, karyawan, atau rekan mengeluh bahwa mereka terus mendapatkan sinyal sibuk ketika menelepon bisnis Anda, Anda mungkin perlu menambahkan beberapa baris lagi.

Sebelum bergegas keluar dan membeli lebih banyak saluran telepon, pastikan untuk mengatasi hambatan dalam sistem telepon Anda. Itu bisa disebabkan oleh kegagalan kartu yang menyebabkan Anda kehilangan sepuluh baris di sistem telepon Anda. Jika setelah menyelesaikan masalah perangkat keras Anda dan Anda tidak menemukan masalah, pesan baris tambahan untuk mencocokkan jumlah orang yang terpengaruh oleh kekurangan garis. Mungkin departemen Sumber Daya Manusia mempekerjakan 20 orang lagi dan tidak memberi tahu Anda. Jika selama jam sibuk, 10 orang di kantor Anda tidak dapat keluar jalur, pesan 12 baris lagi.

Singkatnya, jumlah saluran telepon yang dibutuhkan bisnis Anda tergantung pada jumlah karyawan di kantor (bukan di lapangan) dan volume panggilan mereka selama waktu panggilan puncak. Melihat catatan panggilan masa lalu bisnis Anda akan sangat membantu dalam menentukan jumlah saluran telepon yang diperlukan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *