Sistem Telepon Kecil. Telepon Bisnis Multi-Garis

Memilih sistem telepon yang tepat dari awal selalu merupakan jalur terbaik, tetapi tidak selalu yang paling ekonomis. Sebelum Anda pergi ke toko elektronik lokal dan membeli telepon bisnis multi-lini termurah yang dapat Anda temukan, berikut beberapa petunjuk yang harus Anda ingat.

Banyak telepon bisnis multi-line memiliki set fitur yang cukup layak seperti voicemail, caller ID, call waiting ID, 3 way calling dan intercom (di multi-phone setup). Telepon ini mengintegrasikan Unit Sistem Kunci (atau KSU) ke dalam telepon itu sendiri, yang berarti masing-masing fungsi telepon sebagai "sistem telepon mini" miliknya sendiri. Istilah KSU, (Unit Sistem Kunci, Unit Pemberian Sinyal Utama atau Unit Layanan Utama) tanggal kembali ke sistem telepon hari awal, itu pada dasarnya "Otak" dari sistem telepon. Semua data pemrosesan panggilan dan antarmuka telepon dilakukan oleh KSU. Untuk banyak kantor kecil dengan kurang dari 4 telepon (ekstensi) dan 4 saluran telepon, telepon multi-saluran ini memadai dan ekonomis. Namun, ketika bisnis tumbuh, banyak kerugian dari ponsel ini mulai menunjukkan kelebihannya.

Dengan perbandingan, telepon bisnis multi-lini dijual dengan istilah pemasaran, "KSU-kurang desain," yang menerjemahkan (dalam pikiran pembeli) untuk menurunkan biaya keseluruhan. Sistem telepon kecil di sisi lain termasuk unit KSU yang terpisah atau "Brain" di samping setiap telepon. Kerugian besar datang untuk bermain ketika Anda interfacing telepon Anda dengan saluran perusahaan telepon. KSU bertindak sebagai "antarmuka garis," untuk sistem telepon, semua koneksi sistem utama berakhir di KSU. Sekarang dengan setiap telepon multi-garis yang bertindak sebagai "sistem telepon mini" sendiri, setiap telepon sekarang membutuhkan koneksi langsung ke setiap saluran telepon.

Satu saluran telepon terdiri dari 1 pasang kabel. Hampir semua telepon multi-line mendukung hingga 4 baris, yang berarti setiap telepon multi-jalur membutuhkan hingga 4 pasang kabel atau setara dengan kabel Cat5e standar. Ketika Anda mulai menambahkan lebih banyak telepon tanpa KSU ke kantor Anda, Anda harus mempertimbangkan biaya untuk memasang kabel cat5e (atau cat5) lain. Anda juga harus memperhitungkan blok pengakhiran tambahan di lemari telepon Anda di mana semua ponsel ini harus "Dijalin" (atau dibagikan) ke 4 saluran telepon. Seperti yang dapat Anda bayangkan, untuk instalasi dengan lebih dari 4 atau 5 telepon, aspek kabel dapat menjadi sangat kompleks. Apa pun yang lebih dari 6 atau 7 telepon akan menjadi kekacauan kabel, jika dilakukan secara tidak profesional, yang menambah biaya sistem anggaran rendah ini. Namun, koneksi yang dijembatani ini adalah bagaimana telepon multi-jalur "interkom" satu sama lain. Dengan mengirimkan sinyal melalui setiap jalur yang dijembatani, setiap ekstensi dapat berkomunikasi tanpa benar-benar mengikat salah satu dari 4 saluran telepon. Selama setiap telepon multi-line terhubung ke semua 4 baris (atau jumlah baris yang cocok jika kurang dari 4), setiap telepon dapat saling interkom secara internal sambil menjaga saluran telepon tetap bebas untuk panggilan eksternal.

Sistem Telepon Kecil di sisi lain, yang dilengkapi dengan unit KSU yang terpisah dan berdedikasi, memiliki keunggulan yang berbeda di kedua bidang tersebut. Memiliki unit KSU tunggal berarti titik antarmuka tunggal untuk koneksi saluran telepon. Banyak sistem telepon kecil hanya membutuhkan sepasang kawat untuk menghubungkan setiap telepon ekstensi. Apa artinya ini jika Anda menggunakan sejumlah telepon di satu area tertentu, Anda dapat menghemat biaya pemasangan kabel secara dramatis dengan meminta kontraktor Anda "membagi" kabel CAT5e tunggal ke dalam, paling banyak, 4 jack telepon tunggal! – Ini menjadi sangat efektif biaya saat Anda menggunakan telepon tambahan. (Namun, banyak pro hanya akan membagi kabel CAT5 tunggal satu kali untuk 2 jack telepon yang meninggalkan kabel yang tersisa sebagai pasangan cadangan). Manajemen kabel menjadi lebih mudah (dan lebih rapi) karena Anda tidak perlu khawatir menjembatani 10 telepon menjadi 4 saluran telepon. Satu pasang kabel (untuk dihubungkan ke telepon) dari 3 atau 4 pasang dalam kabel telepon standar sudah cukup untuk banyak saluran karena sistem telepon kecil dapat menangani karena koneksi saluran yang sebenarnya berada di unit KSU khusus dan tidak di telepon individu.

Kelebihan lainnya untuk sistem telepon kecil adalah kemudahan transisi ke sistem telepon yang lebih besar. Skema pengkabelan untuk sebagian besar akan tetap sama meskipun memasang lebih banyak kabel ke area baru. Tidak begitu banyak yang sama untuk telepon bisnis multi-line. Tergantung pada bagaimana setiap telepon "dijembatani" untuk menghubungkan ke 4 saluran telepon tersebut, seluruh skema pengkabelan ini mungkin perlu dibatalkan karena sebagian besar sistem telepon kecil (dan besar) memerlukan koneksi individual (tidak dijembatani atau dibagi) ke KSU.

Pemrograman bijaksana ada satu kelemahan ketika membandingkan sistem telepon bisnis kecil ke telepon bisnis multi-lini, yang dapat dilihat sebagai beberapa kerugian. Karena masing-masing telepon berfungsi sebagai KSU sendiri, ia juga berfungsi sebagai unit Pesan Suara sendiri (jika dilengkapi). Yang berarti jika Anda ingin mengaktifkan fitur Auto Attendant (di mana penelepon Anda disambut oleh rekaman perusahaan yang menginstruksikan mereka untuk menekan 1 untuk Joe Boss, 2 untuk Manajer Penjualan dll …) Anda harus merekam ucapan ini untuk sebanyak mungkin karena Anda memiliki telepon berkemampuan voicemail (hingga 4). Inilah alasannya, dengan sebagian besar ponsel bisnis multi-lini, fitur pesan suara termasuk kotak pesan suara pribadi untuk ekstensi dan fitur petugas otomatis opsional. Fitur petugas otomatis hanya dapat menangani satu panggilan dalam satu waktu; ergo jika Anda ingin sistem menjawab hingga 4 panggilan masuk secara bersamaan, Anda memerlukan setidaknya 4 operator otomatis yang diaktifkan. Jadi secara teknis Anda harus merekam ucapan otomatis yang sama dengan 4 kali, 1 pada setiap telepon. Anda juga harus mengaktifkan kotak surat sistem untuk masing-masing dari 4 telepon untuk menerima pesan umum. Anda sekarang memiliki 4 telepon / kotak pesan suara yang berbeda di kantor Anda di mana Anda harus memeriksa pesan umum. Ini dikenal sebagai kotak pesan umum, yang merupakan tujuan default bagi penelepon yang tidak menekan opsi menu atau menghubungi ekstensi. Skenario ini tidak efisien untuk pengaturan yang lebih besar tetapi dapat berfungsi untuk yang lebih kecil.

Dengan sistem telepon bisnis kecil, hanya ada satu unit voicemail pusat yang dapat menangani banyak panggilan sekaligus. Waktu penyimpanan jauh lebih besar dan hanya ada satu kotak surat untuk pesan umum. Anda juga dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih (jika dilengkapi) seperti pesan suara ke email (di mana sistem mengirim pesan suara dalam format wav standar ke alamat email Anda), yang di dunia yang serba cepat ini dapat menjadi penghemat waktu BESAR dan menambah kenyamanan .

Satu poin terakhir tentang topik ini untuk segera dibahas; dengan munculnya Voice over Internet Protocol (VoIP) yang terus-menerus membuktikan keberadaannya yang hemat biaya, banyak bisnis menemukan diri mereka ingin mengambil keuntungan dari penghematan ini. Banyak sistem telepon bisnis kecil di pasaran saat ini dilengkapi untuk menangani saluran telepon VoIP baik melalui peningkatan perangkat keras atau perangkat lunak yang sederhana. Upgrade mungkin termasuk menambahkan port Ethernet (atau media) ke sistem atau jika sudah dilengkapi, cukup aktifkan port ini melalui aktivasi perangkat lunak. Cukup hubungkan unit ini ke LAN perusahaan Anda dan mungkin konfigurasi firewall kecil Anda sekarang dapat mulai menghemat biaya saluran tanah dengan memanggil saluran VoIP yang lebih murah.

Telepon bisnis multi-jalur dapat juga bermanfaat, tetapi melalui gateway VoIP pihak ketiga. Gateway ini mengubah jalur VoIP (kadang-kadang disebut "Trunk") ke port telepon standar. Anda akan membutuhkan banyak gateway seperti yang Anda inginkan, (atau memilih unit multi-port). Namun Anda mungkin harus merencanakan untuk menghabiskan beberapa waktu mengkonfigurasi dan menyesuaikan pengaturan unit untuk mendapatkan tingkat volume yang tepat sambil meminimalkan gema dan artefak lainnya yang dapat diinduksi ketika mengubah sinyal dari saluran telepon analog standar ke SIP atau protokol VoIP lainnya. . Banyak unit high end dilengkapi dengan pembangun echo dan penekan kebisingan (perangkat keras atau perangkat lunak) yang meminimalkan penyesuaian ini (dan bekerja dengan sangat baik) tetapi meningkatkan biaya gateway secara dramatis.

Untuk menyimpulkanMeskipun mungkin tampak seperti penghematan besar di awal fase awal, untuk kebutuhan 4 atau kurang garis eksternal dan telepon tambahan, telepon bisnis multi-jalur benar-benar dapat terbukti menjadi solusi yang efektif biaya. Menurut pendapat saya ini telepon multi-line lebih cocok untuk situasi kantor rumah (atau SOHO). Jika Anda memiliki rencana besar untuk memperluas secara eksponensial (dan tidak kita semua!) Saya sarankan Anda setidaknya mempertimbangkan sistem telepon bisnis kecil. Meskipun sedikit lebih banyak investasi awal diperlukan, manfaat jauh jauh merugikan biaya jika tidak membatalkannya sepenuhnya.

Hak Cipta © 2009 Damian Parkins untuk PBX Interactive, LLC. Seluruh hak cipta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *